Umíte napsat správně email?

Zdroj:

Pracovní i soukromá e-mailová komunikace je dnes natolik samozřejmá, že si bez ní většina lidí svůj každodenní život ani neumí představit. Známe ale její zásady?

Především pracovní elektronická pošta by měla dodržovat korespondenční etiketu stejně jako kdysi takzvané úřední dopisy. Vždyť e-maily jsou naše vizitka.

Jak správně napsat dopis po internetu radí Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.

  1. Měli bychom používat standardizovaný typ písma: v pracovním styku to jsou obvykle fonty arial nebo calibri, s velikostí písma 10 až 12.

  2. Adresáta správně oslovujeme, především skloňujeme jeho jméno. Tedy nikoli Dobrý den, pane Novák, nýbrž pane Nováku.

  3. Neměli bychom zapomínat pokaždé uvést předmět zprávy. Lidé, jimž píšeme, se tak můžou lépe rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Stručným a výstižným předmětem zprávy navíc adresátovi i sobě ušetříme čas při dohledávání zprávy v historii naší komunikace.

  4. Zvlášť pracovní korespondence má být co nejstručnější. Pokud předpokládáme, že dopis bude obsahovat víc než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon.

  5. Pozor na emoce a sarkasmus! Jestliže se už rozhodneme použít e-mail jako prostředek k řešení různých pracovních či osobních sporů, rozhodně nesedáme k psaní pod vlivem větších emocí. Také je lepší se zcela vyhnout sarkasmu a ironii, jelikož adresát by mohl snadno náš vtip či sdělení špatně pochopit. Riskujeme vznik nedorozumění, které pak budeme dlouho napravovat. Stejně tak používáme s citem emotikony.

  6. Při hromadné korespondenci odpovídáme všem. V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce Odpovědět všem. Udržíme tím jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace. Jestliže však chceme dotyčnému sdělit něco, co není pro ostatní účastníky důležité, tak je do kopie neuvádíme. Vždyť nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.

  7. Pozor na adresy v hromadných e-mailech, často je lepší volit slepou kopii! Jestliže připravujeme k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě veškeré adresáty, s výjimkou jediného, vložíme do takzvané skryté kopie. Naši zprávu dostanou všichni, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.

  8. Neposíláme nadměrně velké přílohy. Velikost přiložených souborů by neměla přesáhnout 1 MB. Pokud potřebujeme poslat přílohu větší, použijeme FTP server nebo některé z internetových úložišť (například Uschovna.cz či Leteckaposta.cz). Další možnost je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR a tím podstatně zmenšit jejich velikost.

  9. E-mail si před odesláním ještě dobře pročteme, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléháme na funkci kontrola pravopisu, neboť počítač často nějaké neznámé slovo „opraví“ a vyrobí nám tím v textu nesmysl. Nebo přepíše i známý výraz na jiný podobný, jelikož neumí rozlišovat jeho významy. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jsme původně zamýšleli napsat zprava.

Další články

čtenářů si právě čte tento článek


Akční letáky