Především pracovní elektronická pošta by měla dodržovat korespondenční etiketu stejně jako kdysi takzvané úřední dopisy. Vždyť e-maily jsou naše vizitka.
Jak správně napsat dopis po internetu radí Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.
- Měli bychom používat standardizovaný typ písma: v pracovním styku to jsou obvykle fonty arial nebo calibri, s velikostí písma 10 až 12.
- Adresáta správně oslovujeme, především skloňujeme jeho jméno. Tedy nikoli Dobrý den, pane Novák, nýbrž pane Nováku.
- Neměli bychom zapomínat pokaždé uvést předmět zprávy. Lidé, jimž píšeme, se tak můžou lépe rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Stručným a výstižným předmětem zprávy navíc adresátovi i sobě ušetříme čas při dohledávání zprávy v historii naší komunikace.
- Zvlášť pracovní korespondence má být co nejstručnější. Pokud předpokládáme, že dopis bude obsahovat víc než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon.
- Pozor na emoce a sarkasmus! Jestliže se už rozhodneme použít e-mail jako prostředek k řešení různých pracovních či osobních sporů, rozhodně nesedáme k psaní pod vlivem větších emocí. Také je lepší se zcela vyhnout sarkasmu a ironii, jelikož adresát by mohl snadno náš vtip či sdělení špatně pochopit. Riskujeme vznik nedorozumění, které pak budeme dlouho napravovat. Stejně tak používáme s citem emotikony.
- Při hromadné korespondenci odpovídáme všem. V některých případech je vhodné nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce Odpovědět všem. Udržíme tím jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace. Jestliže však chceme dotyčnému sdělit něco, co není pro ostatní účastníky důležité, tak je do kopie neuvádíme. Vždyť nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.
- Pozor na adresy v hromadných e-mailech, často je lepší volit slepou kopii! Jestliže připravujeme k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě veškeré adresáty, s výjimkou jediného, vložíme do takzvané skryté kopie. Naši zprávu dostanou všichni, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci.
- Neposíláme nadměrně velké přílohy. Velikost přiložených souborů by neměla přesáhnout 1 MB. Pokud potřebujeme poslat přílohu větší, použijeme FTP server nebo některé z internetových úložišť (například Uschovna.cz či Leteckaposta.cz). Další možnost je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR a tím podstatně zmenšit jejich velikost.
- E-mail si před odesláním ještě dobře pročteme, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléháme na funkci kontrola pravopisu, neboť počítač často nějaké neznámé slovo „opraví“ a vyrobí nám tím v textu nesmysl. Nebo přepíše i známý výraz na jiný podobný, jelikož neumí rozlišovat jeho významy. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jsme původně zamýšleli napsat zprava.