Nestíháte a máte pocit, že svým časem vlastně ani nevládnete? To bývá podle odborníků posledním impulsem k úvahám na téma plánování času. Nejdříve hledáte papír a tužku, pak sháníte pořádný diář. V neděli večer s optimismem plníte jednu kolonku za druhou – dopoledne v zaměstnání, pak skočíte do banky a večer si půjdete zacvičit. V pátek hned po práci vyrazíte vyzvednout děti z keramiky a půjdete navštívit kamarádku, které to už věky slibujete...
Všechno je jinak
Vše se zdá být ideální až do okamžiku, kdy si v půlce týdne uvědomíte, že je nakonec všechno jinak, aniž byste s tím cokoliv mohla udělat. V bance byla příliš dlouhá fronta, takže jste musela odejít s nepořízenou, kamarádka v pátek nemá čas a ještě ke všemu máte jet ve středu na služební cestu místo kolegy. A cvičení? Zůstává jen v diáři. Co s tím?
Lepší je týdenní plánování
Každému může vyhovovat něco jiného, ale obecně lze doporučit plánování týdenní. Snažit se vyplnit každou minutu svého dne může často vést až k depresím a nespokojenosti. Málokdy se nám totiž zadaří plnit vše stoprocentně podle plánu, proto je vhodné sestavit si pokaždé takový, od kterého je možné se variabilně odchýlit.
Týden bez frustrací
Z tohoto hlediska je právě vhodnější plánovaní na týden dopředu. To nejsme svým harmonogramem tolik vázáni a nepociťujeme frustraci, když úkoly z pondělí plníme v úterý. Zmizí tak stres, že něco nestihneme, navíc díky týdennímu plánu máme přehled, jak jsme co zvládli, či kam je třeba co přesunout... Máme i lepší pocit, protože v rámci celého týdne se již daří zvládat povinnosti lépe, než během jednoho dne.
Pomohou barevné symboly
Jak si tedy týdenní program plánovat? Stačí vám jednoduchý kalendář na týdenní období, vytvořit si můžete i vlastní, například v programu Excel. Dodržujte pokaždé ta stejná pravidla při používání kalendáře, používejte barevné značky a symboly, usnadní-li vám orientaci. Například hlavní pracovní povinnosti dne si označte červeně, modře důležité povinnosti, které nespěchají, zeleně plány osobní a rodinné, jako je například divadlo, výročí nebo povinnost vyzvednout děti ze školky.
Dejte si rezervu
Nezapomínejte na časové rezervy, mezi jedním a druhým úkolem musí být určitý časový odstup, který využijte v případě, že čas nedodržíte, nebo se něco změní. Mnohdy se stává, že je potřeba schůzku posunout, jednání odložit, vám ale už navazují další úkoly, které musíte také složitě přesunovat. Počítat s rezervami se vyplatí.
20 % úkolů s 80 % výsledky
Při plánování úkolů dávejte přednost těm, které jsou důležité a zároveň naléhavé. Některé úkoly jsou totiž důležité, ale ne naléhavé, jiné naléhavé, ale zase ne důležité. Subjektivně máme tendenci upřednostňovat ty naléhavé bez ohledu na jejich důležitost. Proto se pokuste do každého dne umístit jeden nejdůležitější úkol, který nesnese odkladu a jehož splnění je nezbytné. Jde většinou o 20 % úkolů, které přináší 80 % potřebných výsledků.
Každý týden přináší hodnocení
Na závěr týdne zkuste zhodnotit, jak se vám podařilo plnit program a kde se objevovaly největší mezery a nedostatky. Málokdy vyjde vše zcela tak, jak si naplánujeme. Berme tedy týden vždy jako jednu periodu a ohodnoťme, co jsme zvládli. Zkusme se poučit a následující týden využijme možností lepší strategie a dokonalejšího časového odhadu. Zadařilo se vám splnit velkou část úkolů? Pochvalte se a dopřejte si to, co máte ráda!
Tipy Kafe.cz
