Po zvednutí sluchátka
Mezi časté otázky patří jak správně začít hovor. V případě, že někomu telefonujte vy i v případě, že je telefonováno vám, následuje stejná osnova. Pozdravíte, uvedete název firmy nebo oddělení a představíte se. V případě, že telefonujete vy, následuje sdělení důvodu telefonátu. Je dobré se představovat celým jménem a zvlášť, pokud voláte na mobil, se ujistit, že nerušíte v nevhodné situaci a můžete v hovoru pokračovat.
Kdy telefonovat
Ve všední dny telefonujte ideálně mezi 9.00 hod. až 11.30 hod. a 14.00 hod. až 18.00 hod., max. do 21.00 hod. O víkendu a svátcích omezte volání na minimum, ale pokud je nezbytně nutné, zkuste se trefit do doby mezi 10.00 až 11.30 hod. a 14.00 až 20.00. hod. V čase hlavních televizních zpráv telefonujte pouze v nejnutnějších případech. Naprosto nevhodná je doba mezi 22.00 hod. a 8.00 hod., a také doba oběda, pokud s dotyčným nejste domluveni jinak. Při mezikontinentálních hovorech nezapomínejte nejen na jiné kulturní zvyklosti, ale především na časový posun a dobu volání tomu přizpůsobte.
Buďte příjemná
Pokud budete působit příjemně, máte větší šanci na úspěch. Nevíte, jak se vyspal váš partner na drátě, a tak zkuste působit pozitivně. Mluvte zřetelně a hlídejte si tempo, obzvlášť pokud inklinujete k překotnému stylu. Představte se jasně a srozumitelně. Opakovaně zmiňte jméno volaného, nezapomeňte na titul, pokud nějaký má. Za informace poděkujte a pokud v dané věci nemůžete pomoci, upřímně toho politujte. Před důležitým rozhovorem si udělejte poznámky o tom, co dotyčnému chcete sdělit a zkuste mluvit stručně a výstižně.
Střet hovorů! Co s tím?
Co když nastane situace, že u vás v kanceláři probíhá předem domluvený rozhovor, ale v tom zazvoní telefon? Obecně platí, že domluvená schůzka má přednost. Proto se po zvednutí sluchátka omluvte a poproste volajícího, aby zavolal později. Čím déle telefonujete v přítomnosti jiné osoby, tím nepříjemněji se ona osoba cítí.
Kafe.cz radí: Jak správně telefonovat?
- Vždy se představujte celým jménem. Stejně tak oslovujte i osobu na druhé straně: jménem, případně titulem,. Navážete tak osobnější kontakt.
- Do telefonu mluvte pomalu a zřetelně, u telefonátu nejezte, nemějte v ústech žvýkačku či bonbon a nemluvte při něm s dalšími osobami.
- Pokud se hovor přeruší, měl by zpět vždy zavolat volající.
- Do telefonu se usmívejte. Možná se budete divit, ale váš úsměv a dobrá nálada je i přes sluchátko dobře slyšet a volající jej vycítí.
- Telefonní hovor vždy zakončete krátkou rekapitulací jeho výsledku. Jen tak se ujistíte, že jste si s partnerem dobře porozuměla.