Maily, textové zprávy a jiní zloději času
Může to být kolega, ale mnohem častěji půjde také o neustálé telefonáty, ať již pracovní, nebo soukromé, o vyřizování mailů, či o náhlou povinnost, ke které vás šéf od rozdělané práce odvolá. Koncentrace na vaše hlavní pracovní úkoly je pak slabší a úkoly tak zaberou mnohem více času, než by tomu bylo za normálních okolností.
Přímo vaše náplň práce?
V mnoha profesích je přímo náplní práce variabilní pracovní program, kdy je vaším úkolem být »neustále po ruce, když bude cokoliv potřeba«. Telefonátům, návštěvám kolegů ve své kanceláři, či nečekaným poradám, se pak jen sotva vyhnete. Pokud ale již máte plnit i své samostatné úkoly, při nichž vás neustále vyrušování zdržuje, je třeba zkusit do svého pracovního dne vnést trochu systému.
Záleží na atmosféře vašeho pracoviště
Pochopitelně se vše odvíjí od vaší konkrétní pracovní náplně, navíc každému se občas stane, že je potřeba vyřešit v zaměstnání něco takového, před čím sotva můžete zabouchnout dveře své kanceláře. Přístup se bude také liší podle typu firemní kultury, která vládne u vás na pracovišti. Některá moderní jsou již sama koncipována tak, že se za skleněnými dveřmi či v otevřeném prostoru nikdo před kolegy či nadřízenými neschová...
Zřejmě to nebude jen váš problém
Na druhou stranu umíte si představit, jak se snižuje vaše produktivita práce, když jste nuceni stále začínat s jedním úkolem? Zkuste si tedy v rámci vašich možností stanovit alespoň základní pravidla, která vám umožní věnovat se ostatním a vyřizovat novou poštu, stejně jako zasednout k práci a nebýt chvíli rušen. Domluvte se na pravidlech s ostatními, nebo zkuste problém nadnést na poradě. Zřejmě nebudete sami a pokud se na pravidlech dohodnete společně, mohou skutečně efektivně fungovat.
Udělejte si vlastní konzultační hodiny
Zkuste učinit ostatním kolegům a nadřízenému návrh, jak by takový systém mohl konkrétně vypadat. Například denně po příchodu do práce se budete hodinu a půl věnovat e-mailové poště, budete k dispozici kolegům a jste připraven řešit, co je třeba. Naopak ve zbytku dopoledne až do oběda se věnujete pracovním úkolům, které vyžadují vyšší míru koncentrace. Poté budete mít »hodinu otevřených dveří« - opět od třetí do čtvrté hodiny odpoledne.
Nejde samozřejmě o dogma
Domluvte se tak, že mimo stanovené hodiny, je možné být vyrušen jen kvůli něčemu opravdu neodkladnému. Nejde pochopitelně o nějaké dogma, které nelze překročit. Vše se odvíjí právě od zvyklostí ve vašem zaměstnání a kompromisu, který bude vyhovovat jak vám, tak i kolegům a nadřízeným. Je možné se domluvit i na jiných variantách – například se mohou osvědčit otevřené dveře kanceláře v případě, že právě neřešíte nic důležitého a kdokoliv se za vámi může zastavit.
Co na to David Gruber?
A co radí odborník v případě, že jediným, komu by vámi navrhovaný systém nevyhovoval, je váš šéf? David Gruber, lektor time-managementu a autor mnoha publikací zaměřených na komunikaci či mezilidské vztahy, říká: „Pokud takové vyrušování toleruje šéf, nebo s ním dokonce počítá, »otravujte« ho zdvořilými, opakovanými poznámkami o tom, jak to či ono konkrétní vyrušení zkomplikovalo vaší práci na nějaké důležité zakázce či přivodilo škodu firmě.“
Tipy Kafe.cz
Zajímavé tituly Davida Grubera:
